نماذج رسائل رسمية إدارية جاهزة
نماذج رسائل رسمية إدارية تُساهم بشكل كبير في تسهيل عملية التواصل بين كافة أعضاء المؤسسات الكُبرى، كما يتم استخدامها في مجالات العمل المُختلفة، نظرًا لأنها توفر الوقت والجهد المبذول في الذَّهاب والإياب من مكان لآخر للحصول على معلومة أو مُستند مُعين، لذا نذكر من خلال مقالنا هذا بعض نماذج رسائل رسمية إدارية.
محتوى المقال
نماذج رسائل رسمية إدارية
إن الرسائل الإدارية عبارة عن وسيلة التواصل الأبرز التي تتم بين شخصين في المؤسسات والشركات الكُبرى، تتضمن تلك الرسائل معلومات واستفسارات بخصوص العمل، نجد أن الغالبية العُظمى من الرسائل الإدارية الرسمية تتم بين الموظف ومديره في العمل، لذا يجب أن تكون الرسالة مكتوبة بشكل أنيق ومُختصر، لذا نذكر من خلال السطور القادمة نماذج رسائل رسمية إدارية:
النموذج الأول “طلب ملف إداري”
اسم الشركة / …….
تاريخ الإرسال / ……
إلى السيد رئيس الهيئة، بعد التحية والسلام.
أرجو من سيادتكم توفير الدعم والمُساعدة في الحصول على ملف / …… الإداري، نظرًا لأنني بحاجة ماسة إليه كي أتمكن من إنجاز عملي في الفترة المُحددة دون تأخير، وأتعهد أمام سيادتكم بإعادة الملف مرًة أخرى إلى مكانه بعد الانتهاء من عملي.
مع كامل احترامي وتقديري.
اسم الموظف / ……
توقيع الموظف / ……
النموذج الثاني “نموذج تأجيل اجتماع”
اسم الموظف / ……
تاريخ الإرسال / …….
إلى السيد المُحترم رئيس المؤسسة، تحية طيبة وبعد.
أتقدم إلى سيادتكم بطلب تأجيل الاجتماع الذي كان من المُفترض عقده في ….. / …. / ….. نظرًا للأسباب الآتية / ……. وأتقدم إلى سيادتكم بكامل التقدير والاحترام.
توقيع الموظف / ……
النموذج الثالث “من أجل طلب صيانة”
اسم الموظف / …..
التاريخ / ….
تحية طيبة وبعد.
أتقدم إلى سيادتكم بطلب صيانة أجهزة الحاسوب الموجودة في قسم / ….. حيثُ أدى هذا العُطل إلى عدم تمكن الموظفين من أداء عملهم بالطريقة المُثلى، لذا اطلب من سيادتكم سرعة صيانة الأجهزة كي نتمكن من استمرارية العمل في القسم.
مع كامل احترامي وتقديري.
اسم الموظف / ….
التوقيع / ….
مواصفات الرسائل الإدارية
هُناك بعض الصفات التي يجب تواجدها في الرسائل الإدارية الرسمية، نذكر أبرز تلك الصفات من خلال النِّقَاط الآتية:
- استخدام أسلوب لبق وجاد في الكتابة.
- في حالة كانت الرسائل الإدارية يتم كتابتها ورقيًا وليس إلكترونيًا، يجب الاهتمام بنوعية الورق المُستخدم في الكتابة.
- تتم كتابة الرسائل الإدارية باللغة العربية الدارجة، بعيدًا عن استخدام الرموز والتشكيل.
- انتبه على المسافات بين الكلمات.
نصائح عند كتابة الرسائل الإدارية
هُناك بعض النصائح التي يحب اتباعها، كي تتمكن من كتابة رسائل إدارية بشكل صحيح، نذكر ابرز تلك النصائح على النحو التالي:
- احرص على استخدام الكلمات الواضحة والصريحة، مما يُساهم في سرعة وصول المعلومة إلى الشخص الآخر.
- لابد من توفير معلومات صحيحة وموثوقة كي يتمكن المُستلم من الرد عليها بشكل مثالي.
- ابتعد عن استخدام الكلمات التي تحمل أكثر من معنى، مما يُساهم في عرقلة المُستلم من فهم هدفك من الرسالة، وإهدار الكثير من الوقت والجهد.
- في حالة كانت الرسالة تحتوي على الكثير من المعلومات، احرص على كتابة الرسالة بشكل مُنمق على شكل فقرات، كل فقرة تتحدث عن معلومة واحدة فقط.
- يجب أن تختصر في الرسالة ولا تقم بكتابة الكثير من الكلمات.
مكونات الرسائل الإدارية
استكمالًا للحديث عن الرسائل الإدارية الرسمية، نجد أنها تتكون من مجموعة من المكونات الهامة، نذكرها كالآتي:
- ترويسة الرسالة : هي التي تحتوي على اسم المُرسل إليه.
- تاريخ الرسالة : يُعد كتابة التاريخ من اهم مكونات الرسائل الإدارية الرسمية التي لا يُمكن الاستغناء عنها.
- العنوان الرئيسي : يتم استخدام هذا العنوان لتوضيح السبب من إرسال الرسالة.
- نص الرسالة : هو الذي ينص على الموضوع الأساسي للرسالة الإدارية.
- توقيع كاتب الرسالة : لابد بعد الانتهاء من كتابة الرسالة أن يقوم المُرسل بالتوقيع.
في الختام، فقد تعرفنا في مقالنا هذا على بعض نماذج الرسائل الإدارية الرسمية، حيثُ أنها إحدى الرسائل التي يتم استخدامها باستمرار في المؤسسات والهيئات الحكومية والخاصة.