خطوات كتابة إيميل رسمي لشركة

طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة تعتبر أفضل ما يمكنك البحث عنه وتعلمه فيما يتعلق بمهارات العمل، فلا تخلو أي شركة سواء كانت شركة كبيرة وعالمية أو شركة صغيرة من المراسلات الرسمية بين موظفيها وبعضهم البعض، أو بين الموظفين ومدراءهم، وذلك لعرض ومناقشة وجهات النظر المختلفة، أو الاستفسار عن تفاصيل العمل أو عرض مشكلة، ولذلك عليك الاهتمام بأسلوبك عند عرض ما ترغب في مناقشته بطريقة رسمية وصحيحة.

خطوات كتابة إيميل رسمي لشركة

على الرغم من الإيميل يكون عادة أقل رسمية من الخطاب الرسمي، إلا أنه من الضروري كتابته بشكل احترافي، حيث يساعد كتابة إيميل صحيح وواضح على تقديم انطباع عظيم عنك عند العملاء والزملاء وأصحاب العمل في كافة أنحاء العالم، وتعد طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة خطوة بخطوة هي:

1- ابدأ دائما بتحية احترافية

عند كتابة إيميل رسمي لشركة عليك البدء بتحية احترافية، فعلي سبيل المثال يتم استخدام لقب عائلة المستلم في الرسائل الأكثر رسمية مثل Dear MS Price عزيزتي السيدة بريس.

في حال عدم معرفة اسم الشخص الذي تراسله، وهو ما يحدث في أغلب الأحيان عند التقدم لطلب وظيفة، فإن أفضل ما تفعله هو البحث عن اسم مدير التوظيف، أو المتلقي المحتمل.

في حال عدم التأكد من الاسم، يمكن استخدام المسمى الوظيفي الخاص بالمُخاطَب، مثل Dear Hiring Manager، أو استخدم اسم الشركة أو الفريق مثل  Dear Amazon Innovation Team أي عزيزي فريق أمازون.

عند الرد على رسائل الإيميل الخاصة بك، احرص دائمًا على توجيه رسالة شكر مثل Thank you for your prompt reply وهى صيغة الشكر على الرد السريع، إذ يعتبر توجيه رسالة شكر تضفي على  تلك الرسائل ودية واحترافية.

2- اشرح هدفك بوضوح

احرص على توضيح هدفك من الإيميل وجعله محددَا أكثر، مع الأخذ في الاعتبار أنه في الأغلب يتم قراءة الإيميل بين الاجتماعات، لذا عليك تحديد وتوضيح جملك، وابدا في مناقشة عناصر الموضوع الرئيسي مباشرة، ومن الجمل التي تساعدك على ذلك I am writing to enquire about أي توضيح لأنك تكتب من أجل الاستفسار عن شيء، أو I am writing in reference أكتب بالإشارة إلى شيء.

في حال كان الإيميل الخاص بك يطلب معلومات تتطلب إجراءات من المتلقي، فاجعل ذلك واضح باستخدام عبارات مثل could you please look into this.

3- احرص على استخدام المفردات بشكل صحيح

تتطلب جميع المجالات استخدام مفردات متخصصة ومختلفة، فرسالة البريد الإلكتروني الخاصة بأحد متخصصي تكنولوجيا المعلومات، تختلف عن الرسالة الخاصة بأحد الأطباء، لذا لابد من انتقاء المفردات الخاصة بمجال عملك واستخدامها بطريقة صحيحة.

4- احرص على جعل رسالتك موجزة

رسائل البريد الإلكتروني صممت عادة ليتم قراءتها سريعًا، أو أثناء التنقل، لذلك عليك الحرص على إيجاز عناصرها، وواضحة، نظرًا لكون  قصر الرسالة من الوسائل السهلة التي تحمي رسالتك من الوقوع في الأخطاء الإملائية، وخصوصًا فيما يتعلق بمتحدثي اللغة الإنجليزية كلغة ثانية.

وعلى الرغم من ذلك احرص على ختم رسالتك بعدد من الملاحظات المهذبة مثل Thank you for your help شكرا على مساعدتك، أو I look forward to hearing from you ا تطلع إلى الاستماع منك.

5- اختم الرسالة بشكل مهذب

لمرحلة الأخيرة في كتابة الإيميل الاحترافي الرسمي هي إنهاءه بشكل مناسب مثل Many Thanks أو Sincerely خالص التقدير.

6- راجع الأخطاء الإملائية والقواعد النحوية

في ظل التعرف على طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة، نكون قد وصلنا إلى المرحلة الأخيرة من مراحل كتابة وإرسال إيميل رسمي، فقبل الضغط على مربع الإرسال لابد من التأكد من خلو الإيميل من إي أخطاء إملائية، كذلك مراجعة القواعد النحوية التي استخدمتها، وذلك بقراءة البريد بصوت مرتفع، أو استخدام معجم من أجل المساعدة.

تعرفنا فيما سبق على طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة، وتختلف طريقة إرسال الإيميل العربي عن الأجنبي في عدد بسيط من العناصر، ولكنهم يتفقوا في  العديد من الأساسيات، وهو ما يضمن لك الموافقة على ما قمت بطرحه وعرضه في إيميلك.